Algemene voorwaarden

In algemene voorwaarden leg je rechten en plichten vast waar jij en de relatie waar je zaken mee doet zich aan moet houden. Als ondernemer heb je te maken met veel verschillende partijen. Dit kunnen bijvoorbeeld particulieren, bedrijven of overheden zijn. Deze partijen kunnen producten en/of diensten van jou afnemen. Hierbij maken de partijen afspraken. Zonder het maken van afspraken wordt het erg lastig om zaken te doen. Een afspraak tussen jou als ondernemer en een partij die met jou zaken doet heet een overeenkomst. Een ander woord voor overeenkomst is contract. Volgens de wet is het niet noodzakelijk dat contracten op papier staan.

Veel bepalingen in overeenkomsten gelden niet alleen voor die ene specifieke overeenkomst, maar voor veel dezelfde overeenkomsten. Als je digitale camera’s verkoopt, dan heeft elke klant bijvoorbeeld te maken met zaken als garantie, betaling en aansprakelijkheid. Het is als ondernemer dan handig om niet elke keer alle bepalingen hierover op te hoeven nemen in een contract voor elke nieuwe klant. Je kunt deze bepalingen dan beter, apart van het contract, bij elkaar in een document zetten. Deze voorwaarden moet je dan meegeven aan je klant zodat hij deze kan lezen.

In de volksmond wordt ook wel gesproken van de “kleine lettertjes”. En inderdaad: het is belangrijk om deze goed te lezen, maar ook om deze zelf goed op te stellen! Voor contracten is het wettelijk niet noodzakelijk dat deze op papier staan. Algemene voorwaarden moeten echter wel op papier staan. Wil je dat een klant gebonden is aan jouw algemene voorwaarden dan moeten ze dus ten minste op papier staan. Mondelinge algemene voorwaarden zijn niet geldig.
Daarnaast is het de bedoeling van algemene voorwaarden om gebruikt te worden bij meerdere contracten, dus niet voor één specifiek contract. Algemene voorwaarden regelen kwesties die voor veel klanten hetzelfde zijn. Je kunt in algemene voorwaarden niet de prijs, vergoeding of de tegenprestatie in goederen of diensten opnemen. Dit specifieke gedeelte komt juist in de overeenkomst te staan. In algemene voorwaarden kun je als ondernemer de regels vastleggen die je als bedrijf wilt gebruiken bij het zaken doen.

Algemene voorwaarden zijn eigenlijk gestandaardiseerde overeenkomsten. Algemene voorwaarden zijn echter niet vanzelf van toepassing. Daarvoor is het nodig dat beide partijen hebben afgesproken dat deze voorwaarden gelden. Die afspraak wordt vastgelegd in een overeenkomst. Dit kan uitdrukkelijk of stilzwijgend. Algemene voorwaarden maken zo onderdeel van de overeenkomst uit. De klant moet wel instemmen met de algemene voorwaarden. Het is daarom belangrijk dat de klant een redelijke mogelijkheid wordt geboden om kennis te nemen van de algemene voorwaarden. Dit kun je doen door de voorwaarden apart op papier mee te geven, door ze toe te zenden of door ze op de achterzijde van het contract of de offerte af te drukken. Bij pure online overeenkomsten
(digitale dienstverlening) is het ook toegestaan om de algemene voorwaarden alleen digitaal (bijvoorbeeld via een website) te verstrekken.
In de praktijk kom je als ondernemer veel verschillende termen tegen die met algemene voorwaarden te maken hebben. Je kunt termen tegenkomen als leveringsvoorwaarden, inkoopvoorwaarden, verkoopvoorwaarden, abonnementsvoorwaarden, bezorgvoorwaarden, reparatievoorwaarden en vele andere termen. De wet kent alleen het begrip algemene voorwaarden. Al deze varianten zijn gewoon algemene voorwaarden. Er wordt wèl een onderscheid gemaakt tussen algemene voorwaarden voor consumenten en voor ondernemingen. Ook gelden er andere regels voor producten die op afstand gekocht
zijn, bijvoorbeeld bij een webwinkel over het internet. De inhoud van algemene leveringsvoorwaarden zullen zeker verschillen van algemene inkoopvoorwaarden.

Leveringsvoorwaarden worden gehanteerd door een bedrijf dat voornamelijk producten en/of diensten levert. De meestal grotere bedrijven die relatief veel inkopen kunnen daarvoor inkoopvoorwaarden gebruiken. Doe je zaken in het buitenland dan zul je daar vaak de term general terms and conditions tegenkomen, de Engelse benaming voor algemene voorwaarden.